En el momento de la emisión del cuadro de necesidades el sistema deberá permitir evaluar el avance de los requerimientos en función al requerimiento anual presentado para efectos del PIA institucional, entre los principales resultados  que podemos obtener gracias  ala utilización del sistema siamsoft , podemos citar:

Para ingresar un cuadro de necesidades en la ventana de sistema de logística de Siamsoft nos ubicaremos en la barra de menú, específicamente en el menú adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el cuadro de necesidades y haciendo clic sobre el nos aparecerá un cuadro de dialogo.

En el cuadro de dialogo  aparecerá el cuadro de necesidades del usuario, es decir, solo el trabajador autorizado tendrá acceso a los cuadros de necesidades que el ha requerido mas no tendrá acceso a todos los cuadros de los demás trabajadores. En todo caso lo más probable  es que solo el personal del área de logística tenga acceso a los cuadros de necesidades de todo el personal.

Es importante recalcar que cuando el trabajador ingrese al sistema de logística solamente  tendrá acceso a realizar el cuadro de necesidades, esto debido a que el sistema por defecto bloqueara las demás funciones de la ventana del sistema de logística

VENTANA DE LOGISTICA SIAMSOFT

En la ventana de usuario, que es la imagen o figura siguiente,  se puede apreciar el cuadro de dialogo que resulta una ves  hecho clic en  el submenú cuadro de adquisiciones. Este cuadro muestra tres subdivisiones  importantes:

• Trabajadores con esa identificación: que muestra esencialmente apellidos y nombre del usuario.
• Unidades orgánicas: que muestra información del área o la unidad en que se desenvuelve, dentro de la municipalidad, el trabajador.
• Nemonicos o centro de costo: que muestra la actividad o función que realiza dentro del municipio el usuario.

 Para nuestros fines nos ubicaremos en recuadro de unidades orgánicas dándole clic, luego saltaremos al recuadro de nemonicos haciendo clic o presionando la tecla enter y finalmente  clic en aceptar

VENTANA DEL USUARIO

• CUADRO DE NECESIDADES

Ahora si, podemos apreciar el cuadro de necesidades elaborados por el usuario, este cuadro consta de los principales indicadores, ubicados en la parte semi-superior, y son los siguientes:

• Año: indica el año de elaboración.
• Numero: indica el número de cuadro de necesidad hecho por el usuario o trabajador.
• Numero interno: es la ubicación al interior del municipio entre todos los cuadros de necesidades.
• Fecha: como lo indica su nombre, señala la fecha de elaboración del cuadro de necesidad.
• Nemonico: indica el código de la actividad
• Nombre nemonico: Indica el nombre de la actividad
• Solicitante: indica quien solicita el requerimiento
• Aprobado: indica quien aprueba el requerimiento.
• Sector: indica  el sector que por lo general es el mismo municipio

 
Por otro lado dentro de los ítems del cuadro de necesidades se puede apreciar  ítems de color azul y otros de color negrita,  esta distinción indica las de color azul las denominamos como preafectadas (que ya tienen el visto bueno de aprobación), las de color negrita indica que recién se ha iniciado el tramite o que aun no tiene el visto bueno.

• PRINCIPALES FUNCIONES DEL CUADRO DE NECESIDADES

La ventana del cuadro necesidades nos muestra iconos en la parte inferior derecha, los cuales son:

• Actualizar
• Buscar
• Nuevo
• Editar
• Eliminar
• Imprimir
• Salir

Para cada una de las funciones  es primordial seleccionar un ítem para poder editarlo otras ves, eliminarlo o en su defecto poder imprimir. Algo muy importante es que solo se puede imprimir los ítems preafectados (los ítems de color azul). Y la opción nuevo te permite crear un nuevo requerimiento  lo cual detallaremos en la siguiente sección.

VENTANA DE CUADRO DE NECESIDADES

• CREANDO UN  NUEVO cuadro de necesidad

Para crear un nuevo requerimiento o solicitar un bien o servicio  en la ventana del cuadro necesidades basta con hacer clic en nuevo, al realizar esta acción  deberá aparecer una ventana titulada  mantenimiento de cuadro de necesidades.

La ventana de mantenimiento de cuadro de necesidades esta compuesta principalmente por dos partes, alas que denominamos la cabecera y la parte de cuerpo del detalle.

La cabecera esta integrada apropiadamente por los siguientes puntos:

• Año (llenado por defecto del sistema)
• Numero (llenado por defecto del sistema)
• Num. Interno (llenado por defecto del sistema)
• Sector (nombre del municipio)
• Fecha (llenado por defecto del sistema)
• Nemonico (llenado por defecto del sistema)
• Unidad orgánica (llenado por defecto del sistema)
• Operación  ( por lo general se coloca acciones permanentes)
• Solicitante (llenado por defecto del sistema)
• Aprueba (quien va a aprobar o quien va dirigido el requerimiento)
• Glosa (especificaciones y/o razones del requerimiento)

En la parte del detalle se citan los ítems, es decir  se muestra todos los ítems  de requerimientos  que se hagan, pero como hacer ahora un nuevo ítem?, para ello haremos uso de la tecla F2 . En la parte inferior izquierda se muestra las diferentes opciones del producto si se desea ingresar un nuevo producto pulsaremos F2, si se desea modificar el producto pulsaremos F4, y si deseamos eliminar algún  ítem pulsaremos la tecla DEL o suprimir. Cuando hablamos de ítems de requerimientos nos referimos ala necesidad o al  bien o servicio que se va a requerir o pedir.

En la parte inferior derecha se muestra los iconos imprimir grabar y salir, sus especificaciones  de uso las explicaremos mas adelante.

Ventana Mantenimiento De Cuadro Necesidades

Nuestro propósito es crear in ítem  de requerimiento para lo cual pulsamos F2 , que  como ya lo explicamos anteriormente nos permitirá ingresar un nuevo producto  en la ventana mantenimiento de cuadro de necesidades, una ves realizada esta acción nos enlazaremos a la ventana titulada mantenimiento de ítems

• COMO LLENAR LA VENTANA DE MANTENIMIENTO DE ITEMS?

La ventana de mantenimiento es la que se puede apreciar a continuación, en el cual  el sistema  Siamsoft  pensando  en UD. Le permite pulsar F3 para ayudarlo a ubicar de manera rápida el bien o servicio requerido.

La ventana de  ventana de mantenimiento de ítems le indica al detalle los siguientes puntos: bien o servicio, la unidad de medida del bien (eje: millar), el código, el mes, la cantidad que se requiere, el valor referencial del bien, valor total, especificación del gasto, observaciones al bien. Así mismo presenta en la parte inferior derecha la opción grabar y salir.

VENTANA MANTM. DE ITEMS

Una ves que pulsamos F3  saldrá en pantalla un cuadro de dialogo titulado buscador de bienes y servicios, que es semejante a cualquier buscador de Windows

En este  cuadro de dialogo  ubicaremos el cursor sobre el espacio en blanco de parámetros de búsqueda y a continuación  daremos clic sobre buscar. En las siguientes imágenes  podemos apreciar claramente este proceso , la parte A nos muestra el cuadro de dialogo de buscador de bienes y servicios antes de iniciar la búsqueda mientras que el panel B nos muestra los resultados después de pulsar sobre el icono de buscar.

PANEL A                                                     PANEL B
    
Como podemos recordar estábamos en la ventana de mantenimiento de ítems luego pulsamos F3, ahora que ya hemos seleccionado el bien que requerimos,  el sistema nos regresa ala ventana de mantenimiento de ítems.

En la siguiente imagen podemos apreciar que el sistema ya lleno los casilleros principales por defecto solo resta  llenar  o especificar las celdas de cantidad, valor referencial, valor total, la especificación del gasto (que es la clasificación presupuestal de gastos) y si hay observaciones anotarlas en la casilla de observaciones.

En el  casillero presionamos F3 para activar el buscador; y así poder seleccionar el tipo de operación que se desea para el bien o servicio seleccionado.

Muchas veces se presentan problemas al momento de especificar el gasto sobre todo al colocar la cuenta partidaria presupuestal de gastos, por lo tanto siamsoft pensando en UD. también le ayuda. Como le ayuda? Posiciónese  en la celda en blanco que esta aun costado de “Esp. Gasto” y pulse F3 (Resaltado de color Azul), y a continuación le saldrá ventana buscador puede buscar la cuenta partidaria, o en su defecto seleccionar de la lista la cuenta apropiada y dar enter y automáticamente saldrá la cuenta partidaria correcta.

Finalmente  podemos apreciar la ventana de mantenimiento de ítems llenada y elaborada correctamente, por ultimo lo que hay que hacer es presionar F9  para grabar o colocar el cursor sobre el icono grabar y hacer clic.

VENTANA DE MANT DE ITEMS LLENO

Ahora que hemos hecho todo el procedimiento para agregar un nuevo producto o ítem de requerimiento el sistema nos regresa ala ventana Mantenimiento cuadro de necesidades y en ella podemos apreciar que hay un ítem nuevo (ver parte de cuerpo del detalle) y ahora si queremos hacer algunos cambios incluso eliminarla basta con seleccionar el ítem y presionar F4 (modifica el producto) o DEL (permite eliminar el ítem).

Es necesario mencionar que una ventana de mantenimiento de cuadro de necesidades es diferente de la ventana de mantenimiento de ítems. El primero se ocupa de  de realizar y englobar todas las peticiones o requerimientos, en tanto que el segundo se ocupa de hacer  la solicitud de un solo pedido.

VENTANA MANT DE CUADRO DE NECESIDAD LLENO

Para concluir con el  cuadro de necesidades, ah pero antes si se desea seguir agregando mas  ítems de requerimiento de algún bien o servicio volvemos a presionar F2 y repetimos el procedimiento anteriormente explicado.

3.1 COMO INGRESAR ALA SOLICITUD DE COTIZACIÓN

Para ingresar a solicitudes de cotización, en la ventana de sistema de logística de Siamsoft nos ubicaremos en la barra de menú, específicamente en el menú Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submenú  solicitudes de cotización, a continuación haremos click.

Una vez realizada esta acción  aparecerá en pantalla la ventana de solicitudes de cotización.

3.2 SOLICITUDES DE COTIZACIÓN

La ventana de solicitudes de cotización muestra todas las solicitudes de cotización realizadas durante el año  y principalmente el año de su ejecución,  número, sector, fecha, referencia y si fue  o no anulado.

Así mismo esta ventana contiene en la parte inferior derecha 6 iconos de ayuda que facilitan la labor del trabajador de logística, tales funciones de los iconos se detallan a continuación:

• Buscar
• Nuevo
• Editar
• Eliminar
• Imprimir
• Salir

VENTANA: SOLICITUDES DE COTIZACION

Para nuestros propósitos  haremos click en la opción nuevo, el cual nos permite ingresar a una ventana, titulada ingreso de solicitudes de cotización.

La ventana  de solicitudes de cotización: Es el lugar donde el trabajador del area de logística  va a realizar la cotización del cuadro de necesidades o de varios cuadros de necesidades, especificando los bienes o servicios que desea  cotizar.

En la necesidad de poder explicar bien esta ventana, que es como, se llena y para que sirve, mas adelante presentamos dos imágenes de la misma, en la parte A muestra las partes de la ventana y sus principales características (aun sin llenar) y en la parte B  indicamos como trabajar con ella (es decir, la ventana ya esta llena con los datos requeridos).

La ventana de solicitudes de cotización  presenta en la parte superior  los siguientes puntos:

Sector, numero fecha y año, que son llenados automáticamente por el sistema es por eso que aparece sombreado.
Seguidamente presenta  los siguientes puntos, que si deben ser llenados por el trabajador, y que son:

Referencia: indicando la acción y/o actividad

Glosa: indicaciones para la cotización y/o algunas especificaciones.

También presenta dos hojas de trabajo, la primera  en el margen izquierdo muestra todos los cuadros de necesidades, en tanto que la segunda  hoja de trabajo  muestra todos los cuadros  de necesidades (previamente seleccionados) que se van a cotizar. En el espacio que dista a las dos hojas de trabajo encontramos dos iconos  en representación de flecha. La flecha  superior (en dirección  hacia la derecha) permite colocar un ítem o cuadro de necesidad  seleccionado en la hoja de cotización (segunda hoja de trabajo), la flecha  inferior  (en dirección izquierda) permite colocar o regresar un ítem de la segunda hoja ala primera hoja.

Ventana de solicitudes de cotizacion  (A)

Una  ves  llenado  la ventana, el cual se puede apreciar en la siguiente imagen (B), un dato importante es que en la parte superior de la  primera hoja encontramos la opción buscar, en la  celda o casillero en blanco que esta en el margen izquierdo de dicha opción de búsqueda podemos colocar el número de cuadro de necesidad que deseamos cotizar. También es importante recalcar  que podemos trabajar con varios cuadros de necesidad  repitiendo la opción de búsqueda.

Una ves realizada  la labor del trabajador de logística solo queda grabar, para lo cual podemos hacer click  en la opción grabar o simplemente pulsar F9.

Ventana de solicitudes de cotizacion  (B)

COMO INGRESAR AL CUADRO  COMPARATIVO DE COTIZACIONES

Para ingresar al cuadro comparativo de cotizaciones, en la ventana de sistema de logística de Siamsoft nos ubicaremos en la barra de menú, específicamente en el menú Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submenú  cuadro comparativo de cotizaciones, a continuación haremos click.

Inmediatamente saldrá una ventana titulada cuadro de cotización, la misma que mostramos en la  siguiente imagen.

• CUADRO DE COTIZACIÓN

La  ventana de cuadro de cotización presenta todas las cotizaciones indicando como referencia los siguientes puntos:

• Año
• Numero de cuadro
• Sector
• Numero de solicitud de cotización
• Fecha de solicitud
• Y si esta o no anulado 

Por otro lado es necesario indicar que en la parte inferior derecha de la ventana del cuadro de cotización se presenta las siguientes opciones:

• Buscar: Busca determinada cotización
• Nuevo: podemos ingresar una nueva cotización
• Editar: Nos permite editar de nuevo alguna cotización ya elaborada
• Eliminar: Nos permite eliminar alguna cotización.
• Imprimir: Nos permite imprimir la cotización seleccionada.
• Salir: Nos permite salir de la ventana cuadro de cotización.

VENTANA: CUADRO DE COTIZACION

Para realizar o ingresar una nueva cotización haremos click sobre la opción nuevo  de la ventana cuadro de cotización, y enseguida el sistema nos mostrara un cuadro de dialogo titulado cuadro comparativo de cotizaciones. Este cuadro presenta  los siguientes puntos: Año, fecha y sector (llenados automáticamente por el sistema), el detalle importante es llenar la casilla en blanco de numero de solicitud de cotización (Nro. S/C) también se requiere llenar la glosa que puede ser algunas especificaciones de la cotización.

El cuadro de dialogo, cuadro comparativo de cotizaciones, también presenta dos hojas de trabajo una hoja superior denominada proveedores ofertantes y una hoja inferior denominada productos.

También  se puede notar en la parte inferior derecha cinco opciones, las  cuales  detallamos a continuación:

• Grabar Prov.: nos permite  grabar solo proveedores
• Buena pro: Nos permite dar la buena pro a cualquiera de los proveedores
• Imprimir: Nos permite imprimir
• Grabar: Nos permite guardar el cuadro comparativo de cotizaciones
• Salir: Nos permite salir del cuadro de dialogo.

Es importante recalcar que hasta el momento solo esta habilitada la opción grabar proveedores y salir esto debido a que todavía no se ha seleccionado ningún proveedor. Para seleccionar un proveedor  debemos presionar F2.

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

En el momento de pulsar F2   aparecerá una ventana titulada proveedores que nos muestra dos hojas de datos: la del costado izquierdo muestra los rubros, en tanto que la segunda hoja  muestra los proveedores que tiene registrado el sistema para el rubro seleccionado.

Una vez seleccionado el proveedor adecuado, se tiene que indicar o completar las casillas en blanco de la parte inferior de la ventana como  IGV, forma de pago, valides de la oferta y fecha, luego finalmente hacemos click sobre la opción  grabar o en su defecto pulsar F9.

VENTANA PROVEEDORES

A continuación regresaremos al cuadro de dialogo, cuadro comparativo de cotizaciones, y en el cual podemos encontrar ya  los proveedores seleccionados anteriormente ahora el siguiente paso a dar es ubicarnos en la opción Grabar Proveedores, esto para que se habilite la opción importar bienes de solicitud de cotización (que se encuentra en el intermedio de las dos hojas de trabajo).

Una ves habilitado la opción importar bienes de solicitud de cotización podemos ver los bienes o servicios que brinda el proveedor. Para ello primero seleccionaremos el proveedor luego click sobre la opción importar bienes de solicitud de cotización y podremos ver en la hoja   inferior, de productos,  todos los bienes que podemos cotizar al proveedor.

En resumen podemos simplificar los pasos señalados apreciando la imagen de abajo que muestra cuatro pasos primordiales para llenar correctamente el cuadro comparativo  de cotizaciones.

CUADRO COMPARATIVO DE COTIZACIONES

Ahora una ves concretado  el cuadro de dialogo, cuadro comparativo de cotizaciones,  solo resta hacer click sobre la  opción guardar o simplemente pulsar F9. También  es necesario anotar que una ves guardado, las opciones Buena Pro e Imprimir se habilitaran automáticamente.

V. ORDENES  DE COMPRA

• COMO INGRESAR A ORDEN DE COMPRA

Para ingresar a orden de compra, nos ubicaremos en la barra de menú de la ventana de sistema de logística de Siamsoft, específicamente en el menú Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submenú  ordenes de compra, a continuación haremos click

.

• ORDENES DE COMPRA

Entonces nos enlazaremos a una ventana titulada Órdenes de Compra en el cual podemos ver todas las órdenes de compra elaboradas en el transcurso del año. También se puede apreciar entre otros, los siguientes puntos:

También se puede apreciar en la parte inferior derecha las siguientes opciones:

• Buscar: Busca determinada orden de compra.
• Nuevo: Podemos ingresar una nueva orden de compra.
• Editar: Nos permite editar de nuevo alguna orden de compra ya elaborada.
• Eliminar: Nos permite eliminar alguna orden de compra.
• Imprimir: Nos permite imprimir una orden de compra  seleccionada.
• Salir: Nos permite salir de la ventana Órdenes de compra.

Ventana: ordenes de compra

Para ingresar una nueva orden de compra  hacemos click en la opción Nuevo, inmediatamente el sistema nos presentara un cuadro de dialogo denominado Ingreso de Ordenes de Compra. Este cuadro de dialogo presenta las siguientes características, en la parte superior, es decir, en la cabecera  se indica los siguientes puntos:

• Año
• Nº de orden de compra
• Fecha
• Fuente de financiamiento
• Sector
• Almacén
• Proveedor
• Referencia
• Tipo de gasto
• Glosa

También presenta cuatro opciones en la parte inferior derecha: imprimir, importar (permite enlazarnos a otra ventana para seleccionar los cuadros de necesidades de los cuales se va a efectuar su orden de compra) grabar y salir.

INGRESO DE ORDENES DE COMPRA

Al dar click en la opción importar  entraremos a otra ventana titulada Seleccionar modo de importación. Esta ventana  tiene dos opciones importantes  ubicadas en la parte superior, las cuales son:

• Importar desde el cuadro comparativo: referido a importar información desde el cuadro comparativo de cotizaciones.
• Importar desde el cuadro de necesidades: referido a importar información desde el cuadro de necesidades.

Para  poder  entender  mejor  como trabajar con las opciones antes descritas presentaremos a continuación su explicación individualmente de cada de ellos, pero no olvidar que  nuestra intención es importar los bienes o servicios para los cuales se va a efectuar la orden de compra, y que una ves hecho esto, regresaremos automáticamente al cuadro de dialogo ingreso de ordenes de compra.

5.2.1  IMPORTAR  DESDE EL CUADRO COMPARATIVO:

Si es que vamos a importar  información desde el cuadro comparativo, el siguiente paso es dar click sobre la opción    cargar los cuadros comparativos pendientes y enseguida aparecerá en la hoja superior izquierda la lista de cuadros de cotización, seguidamente deslizamos el cursor sobre el cuadro de cotización que deseamos ordenar comprar, al realizar esta acción, saldrá la información adicional en las hojas tanto superior derecha(información proveedor) e inferior(información del bien o servicio). Para finalizar hacer click  sobre la opción Importar la lista de los productos con buena pro.

5.2.2  Importar desde el cuadro de necesidades

Si es que vamos a importar  información desde el cuadro de necesidades, el siguiente paso es dar click sobre la opción cargar los cuadros de necesidades pendientes y enseguida aparecerá en la hoja superior la lista de cuadros de necesidad, seguidamente deslizamos el cursor sobre los diferentes cuadros de necesidad que deseamos ordenar comprar, al realizar esta acción, saldrá la información adicional en la hoja inferior, seguidamente seleccionamos  los ítems o bies requeridos, de la hoja inferior, para seleccionarlos nos deslizamos hasta la columna Imp.(importar) damos click y listo. Luego procedemos a hacer click sobre la opción Importar productos y/o servicios.

Una ves que hemos seleccionado  los bienes para los cuales se va a efectuar la orden de compra. En la siguiente imagen podemos ver ya  el cuadro de dialogo Ingreso de ordenes de Compra completo.

Después del proceso ya explicado llenamos los espacios en blanco de la cabecera como por ejemplo proveedor, almacén, tipo de gasto para lo cual ubicaremos el cursor sobre cada una de ellas y pulsaremos F3 y enseguida seleccionaremos el tipo de proveedor o en su defecto el tipo de  almacen o tipo de gasto.Tambien llenaremos las columnas igv debe y haber de la hoja de datos o detalle tambien pulsando F3. Finalmente haremos click sobre la opción  Grabar.

Después  de haber grabado la orden de compra podremos apreciar que se habilita la opción imprimir y aparecerá en pantalla el siguiente cuadro de dialogo otra ves daremos click sobre la opción imprimir.

Y ahora si podemos tener una vista previa de la orden de compra elaborada con el sistema Siamsoft, la cual podemos apreciar en la imagen de abajo.

VI.  Orden de servicio

6.1  COMO INGRESAR A ORDEN DE SERVICIO

Para ingresar a orden de servicio, nos ubicaremos en la barra de menú de la ventana de sistema de logística de Siamsoft, específicamente en el menú Adquisiciones luego nos deslizaremos hasta el submenú  ordenes de servicio, a continuación haremos click.

ORDENES DE SERVCIO

Entonces nos enlazaremos a una ventana titulada Órdenes de Servicio en el cual podemos ver todas las órdenes de servicio elaboradas en el transcurso del año. También se puede apreciar entre otros, los siguientes puntos:

• Numero
• Siaft
• Fecha
• Almacén
• RUC
• Proveedor
• Afectado
• Validado
• Ingreso almacén
• Importe
• Y si fue o no anulado
•  

También se puede apreciar en la parte inferior derecha, las siguientes opciones:

• Buscar: Busca determinada orden de servicio.
• Nuevo: Podemos ingresar una nueva orden de servicio.
• Editar: Nos permite editar de nuevo alguna orden de servicio ya elaborada.
• Eliminar: Nos permite eliminar alguna orden de servicio.
• Imprimir: Nos permite imprimir una orden de servicio  seleccionada.
• Salir: Nos permite salir de la ventana Órdenes de Servicio.

ventana ÓRDENES de servicio

Para ingresar una nueva orden de servicio hacemos click en la opción Nuevo, inmediatamente el sistema nos presentara un cuadro de dialogo denominado Ingreso de Ordenes de Servicio. Este cuadro de dialogo presenta las siguientes características, en la parte superior, es decir, en la cabecera  se indica los siguientes puntos:

• Año
• Nº de orden de servicio
• Fecha
• Fuente de financiamiento
• Sector
• Reg. Siaf
• Proveedor
• Referencia
• Tipo de gasto
• Glosa   

ventana ingreso de ordenes de servicio

También presenta  cuatro opciones en la parte inferior derecha  como son: imprimir (todavía no habilitado), importar, grabar y salir.

Como se podrá dar cuenta hay una gran similitud con la ventana de ingreso  de ordenes de compra, en si ambas son ordenes de compra de algún bien o servicio, sin embargo  la ventana de ingreso de ordenes de servicio no presenta la casilla de almacén, claro esta porque los servicios no se almacenan.

Para proceder a llenar cuadro de dialogo  ingreso de órdenes de servicio haremos click sobre la opción Importar, enseguida saldrá una ventana titulada seleccionar modo de importación, que presenta dos funciones importantes:

• Importar desde el cuadro comparativo: Referido a importación de  información de servicios requeridos desde el cuadro comparativo de cotizaciones.
• Importar desde el cuadro de necesidades: Referido  de importación de información desde el cuadro de necesidades.

6.2.1  IMPORTAR  DESDE EL CUADRO COMPARATIVO:

Si es que vamos a importar  información desde el cuadro comparativo, el siguiente paso es dar click sobre la opción    cargar los cuadros comparativos pendientes y enseguida aparecerá en la hoja superior izquierda la lista de cuadros de cotización, seguidamente deslizamos el cursor sobre el cuadro de cotización que deseamos ordenar comprar, al realizar esta acción, saldrá la información adicional en las hojas tanto superior derecha(información proveedor) e inferior(información del bien o servicio). Para finalizar hacer click  sobre la opción Importar la lista de servicios con buena pro.

6.2.2  Importar desde el cuadro de necesidades

Si es que vamos a importar  información sobre los requerimientos de servicios, desde el cuadro de necesidades, el siguiente paso es dar click sobre la opción cargar los cuadros de necesidades pendientes y enseguida aparecerá en la hoja superior la lista de cuadros de necesidad, seguidamente deslizamos el cursor sobre los diferentes cuadros de necesidad de servicios  que deseamos ordenar comprar, al realizar esta acción, saldrá la información adicional en la hoja inferior, seguidamente seleccionamos  los ítems o bies requeridos, de la hoja inferior, para seleccionarlos nos deslizamos hasta la columna Imp.(importar) damos click y listo. Luego procedemos a hacer click sobre la opción Importar productos y/o servicios.

una ves realizado el procedimiento antes explicado el sistema por defecto nos regresa al cuadro de dialogo Ingreso de ordenes de servicio y como podemos apreciar en la imagen de abajo ya esta debidamente lleno ahora lo que resta es colocarnos en la casilla de proveedor y tipo de gasto y pulsar F3 para llenarlos de la manera adecuada. También ubicaremos el cursor en la hoja del detalle específicamente en la columna debe y pulsar otra ves F3 para llenar adecuadamente  la celda.

Finalmente damos click sobre la opción grabar o en su defecto presionar F9.

una ves que hemos guardado, recién se habilitara la opción imprimir pero para comprobar que se efectuó la orden de servicio regresamos ala ventana ordenes de servicio y podemos apreciar que el ultimo ítem de la hoja es precisamente la orden de servicio recién elaborada. Con el cursor nos posicionamos sobre ella y damos click en editar  si queremos modificar o imprimir para tener una vista previa del documento de la orden de servicio.

En  la imagen de abajo podemos apreciar ya el documento de orden de servicio elaborado por el sistema Siamsoft

El internamiento automático de almacén te permite  girar la orden de internamiento a  almacén directamente desde las órdenes de compra pendientes o que aun no están en almacén.

COMO INGRESAR A INTERNAMIENTO AUTOMATICO DE BIENES DESDE ORDEN DE COMPRA

Para ingresar Internamiento automático de bienes desde orden de compra , nos ubicaremos en la barra de menú de la ventana de sistema de logística de Siamsoft, específicamente en el menú Almacén luego nos deslizaremos hasta el submenú internamiento automático de bienes desde O/C , a continuación haremos click.

Enseguida ingresaremos a la ventana  ingreso de órdenes a almacén, la cual podemos apreciar en la siguiente imagen. La ventana de ingreso de órdenes  a almacén presenta tres hojas de trabajo las cuales detallaremos a continuación:

• Ordenes de compra pendientes de ingreso en la fecha de internamiento (ubicada en la parte superior izquierda), muestra también el numero de la orden de compra, fecha, RUC del proveedor, nombre del proveedor, representante legal del proveedor, si fue o no anulado dicha orden de compra y así mismo presenta  una columna (I) que sirve para seleccionar cualquier orden de compra pero que no este anulada. 
• Selección a ingresar (ubicada en la parte superior derecha) muestra el código, año y número de orden de compra, solamente de las órdenes de compra que han sido seleccionadas para ingresar a almacén.
• Detalle de la orden (ubicada en la parte inferior) muestra la lista de productos o bienes, de cada orden de compra, que ingresaran a almacén, indicando su código, unidad de medida, cantidad, precio unitario, precio total, gasto, debe, haber, código del nemonico.

La lógica de trabajo de esta ventana  es de la siguiente manera seleccionar la orden de compra que se desea ingresar a almacén, para lo cual seleccionamos haciendo click en la columna (I), específicamente en las casillas en blanco, recuérdese que no deben estar anuladas. Notara UD. Que en la segunda hoja que dice selección a ingresar, aparecerá la orden de compra que UD. ya selecciono antes, por otro lado en la tercera hoja (inferior) aparecerá los productos o bienes de la orden de compra seleccionada, especificada al detalle. Si esta conforme con ingresar a almacén todas las ordenes de compras seleccionadas, solo resta hacer click en la opción importar orden de compra (ubicado en la parte inferior derecha). Nótese además que el total de ingreso generado por cada orden de compra se muestra en la  casilla ubicada por encima de la opción importar orden de compra.

                                                
VENTANA INGRESO DE ORDENES A ALMACEN

Sin mas que anotar , ubicamos el cursor sobre la opción importar O/C, en seguida saldra en pantalla el sieguiente  cuadro de dialogo y hacemos click en la opción Si

Seguidamente ingresamos al siguiente cuadro de dialogo y hacemos click sobre aceptar y listo la orden de ingreso a almacén ya esta hecha.

INTERNAMIENTO MANUAL DE ALMACÉN

El internamiento  manual de almacén te permite gira una orden de internamiento a almacén manualmente, es decir el trabajador de logística puede crear una orden de internamiento a almacén de los productos o bienes requeridos o el que el crea conveniente ingresar.

COMO INGRESAR A INTERNAMIENTO DE BIENES – ENTRADAS

Para ingresar Internamiento manual de bienes – entrada  , nos ubicaremos en la barra de menú de la ventana de sistema de logística de Siamsoft, específicamente en el menú Almacén luego nos deslizaremos hasta el submenú Internamiento manual de bienes – entrada  , a continuación haremos click.

Seguidamente ingresaremos a la ventana Entrada de Bienes a Almacén. Esta ventana  nos muestra el número asignado ala orden de internamiento de ingreso a almacén, el documento, el tipo de gasto, el gestor, el almacén, y fecha. También es importante hacer notar las opciones ubicadas en la parte inferior derecha y las cuales son:

• Buscar: Permite buscar la orden de ingreso almacén que se requiera.
• Nuevo: Permite crear una nueva orden de ingreso a almacén.
• Editar: Permite editar otra ves la orden de ingreso a almacén.
• Eliminar: Permite eliminar cualquier orden de ingreso a almacén seleccionado.
• Imprimir: Permite imprimir y tener una vista previa.
• Salir: Permite  salir de la ventana.




• VENTANA: ENTRADA DE BIENES A ALMACEN

Si queremos crear la orden de entrada de bienes a almacén simplemente hacemos click sobre la opción Nuevo de la ventana Entrada de Bienes a Almacén. Si hacemos esto ingresaremos al  cuadro de dialogo denominado Mantenimiento – Ingresos, el cual nos detalla los siguientes puntos:

• Numero de documento, año de ejecución y fecha
• Gestor: referido al proveedor
• Tipo de gasto: Especifica el tipo de gasto (gasto corriente/inversiones)
• Documento: Especifica el documento de internamiento.
• Glosa: Algunas especificaciones o motivos de la orden  de internamiento.

Para poder completar las casillas vacías adecuadamente, el sistema te permite pulsar F3 para la ayuda en cada casilla en blanco.

En la parte del detalle  se  especifica los productos o bienes que van a ser internados en almacén especificando su código, la descripción del producto, la unidad de medida, cantidad, el valor unitario, el valor total, el debe y el haber.

También se puede notar unas indicaciones por debajo de la parte del detalle. Por ejemplo para ingresar un nuevo producto pulsamos la tecla F2, para modificar alguno de los productos de la lista del detalle solo basta con pulsar F4, y si deseamos eliminar algún ítem de la lista  solo lo seleccionamos y presionamos la tecla DEL o suprimir.

El cuadro de dialogo presenta en la parte inferior derecha  tres opciones: imprimir, grabar y salir. La opción imprimir te permite tener una vista previa del documento,  la opción grabar te permite guardar y la opción salir te permite salir de la ventana.

Finalmente hacemos clic sobre la opción grabar o en su defecto pulsamos F9, esta acción la podemos apreciar en la imagen, una ves que guardamos el sistema por defecto nos arrojara de nuevo ala ventana Entrada de bienes a Almacén, si nos fijamos bien podemos ver que el ultimo ítem de la lista, es precisamente el que acabamos de elaborar

Una vez pulsado F2 se muestra la siguiente ventana en la que Ud. Podrá ingresar de manera manual el bien. Finalmente click en Grabar ó F9 para culminar la operación y volver a la pantalla inicial.

Luego de estar conforme con los datos ingresados, nuevamente click en Grabar ó F9 y así finalmente se habrá podido ingresar correctamente el bien.